Se sei in procinto di organizzare un evento sicuramente saprai che dovrai contattare location, fornitori e creativi per pianificare e promuovere il tutto per tempo. Ovviamente per semplificare le cose potrai affidare la parte più corposa del lavoro ad un’agenzia eventi con la quale risparmierai tempo e denaro. Difatti l’agenzia eventi è specializzata proprio per farlo in maniera professionale e quindi conosce già contatti e figure professionali da coinvolgere nella fase di pianificazione e organizzazione. L’agenzia eventi è già preparata a non commettere gli errori più comuni di cui parleremo in questa piccola guida per cui li troverai molto utili se deciderai di procedere da solo.
1. La mancanza di un calendario di attività
L’errore più grossolano che si possa commettere nell’organizzazione di un evento è quello saltare a piè pari la fase preliminare di pianificazione. Essa serve a stabilire le attività necessarie, le scadenze relative, le figure professionali da coinvolgere ed il budget disponibile da destinare. Senza questa attività è praticamente impossibile arrivare al giorno dell’evento pronti a qualsiasi evenienza, anche ad un cambio repentino del clima. Ecco quindi che pianificare è necessario ad assicurarsi la buona riuscita e ad avere più tempo per controllare che tutto vada a gonfie vele.
2. Le scelte affrettate
Senza pianificazione si rischia spesso di finire a ridosso dell’evento con un sacco di cose ancora da fare. La mancanza di tempo ci spinge a prendere decisioni sbagliate o affrettate che potrebbero rivelarsi fatali il giorno dell’evento. Per esempio potrebbero non bastare i gadget o potrebbero addirittura non arrivare in tempo e, nella peggiore delle ipotesi, non saprai che fartene ad evento concluso. Le scelte affrettate, per loro natura, non sono mai sagge e comportano quasi sempre dei problemi. Per questo ti suggeriamo di procedere seguendo una check list o comunque un calendario di attività specifico che valuti attentamente anche l’evoluzione delle tempistiche. Quindi anche in questo caso torna l’utilità della pianificazione che deve tener conto di tanti fattori come il clima, la data, il numero di ospiti e tutta una serie di informazioni che potrebbero influenzare le tue scelte.
3. La disattenzione ai dettagli
Infine ci sono piccoli dettagli che potrebbero sfuggire e che si rivelano essere quasi sempre i principali responsabili di un flop. Per esempio senza prestare attenzione alle locandine e alle grafiche di promozione perché non c’è troppo tempo si rischia di mandare in stampa del materiale con refusi ed errori. Pensa a quanto possa riflettersi negativamente la diffusione di locandine e volantini di un evento in collaborazione con enti e organizzazioni in cui il grafico ha dimenticato di inserire un logo o ha sbagliato a trascrivere l’indirizzo. L’errore umano può capitare a tutti, anche ai migliori. È la capacità di saperlo individuare in tempo per rimediare che differenzia un’organizzazione improvvisata con una professionale.
Conclusioni
A volte ti sarà capitato di partecipare ad un evento impeccabile così come avrai preso parte ad un organizzato non proprio alla perfezione. Il punto è che gli ospiti si rendono conto di quando c’è qualcosa che non va e non c’è pubblicità peggiore che si possa ricevere quando diffondiamo un’immagine di noi raffazzonata, poco accurata o improvvisata. Non credi?